Witaj! Zapraszamy do współpracy!

Firma

Profesjonalizm, zaangażowanie i doświadczenie

ZARZĄDZANIE I ADMINISTROWANIE

NASZ CEL TO TWOJA SATYSFAKCJA | SPRAWDŹ NAS W DZIAŁANIU

Firma Emco oferuje kompleksową usługę w zakresie zarządzania i administrowania nieruchomościami, serwisu technicznego, serwisu porządkowego, zarządzania procesem inwestycji budowlanych, wykonawstwa i pośrednictwa w obrocie nieruchomościami. Nasze usługi kierujemy do klientów oczekujących zaangażowania, profesjonalizmu, kompetencji i doświadczenia w umiarkowanej cenie. Zespół naszych pracowników to specjaliści z wieloletnim doświadczeniem na rynku posiadający licencje i uprawnienia zawodowe.

W naszej pracy stosujemy nowoczesne systemy informatyczne i sprawdzone, wewnętrzne procedury kontroli, nadzoru oraz podejmowania decyzji. Zapewniamy 24 godzinną dostępność administratorów i zarządców, internetowy dostęp do kartotek księgowych oraz dokumentów wspólnoty mieszkaniowej. Współpracujemy z Kancelariami Prawnymi specjalizującymi się w problematyce wspólnot mieszkaniowych i budownictwa mieszkaniowego, skutecznie egzekwując prawa wynikające z gwarancji i rękojmi oraz windykując zaległe należności. Korzystamy z doświadczeń architektów, inspektorów nadzoru i kierowników budów przy definiowaniu usterek i planów remontowo – inwestycyjnych. Doradzamy optymalne rozwiązania natury prawnej, technicznej, księgowej oraz administracyjnej. Szeroka gama sprawdzonych przez wiele lat dostawców, usługodawców i wykonawców pozwoli zoptymalizować koszty przy zachowaniu najwyższej jakości usług.

Przyjęte nowoczesne zasady zarządzania i indywidualne podejście do klienta sprawiają, że w każdym realizowanym przez nas projekcie służymy klientowi sumą kompetencji i doświadczeń wszystkich naszych pracowników. Firmę tworzą zarówno ludzie którzy na rynku budowlano – mieszkaniowym pracują dla was już od kilkudziesięciu lat wnosząc do naszej pracy ogromne doświadczenie jak i tacy z kilkuletnim doświadczeniem o nowoczesnym, nieszablonowym sposobie myślenia. Jesteśmy otwarci na nowe idee i kreatywni w rozwiązywaniu nietypowych, skomplikowanych problemów. Pomożemy Państwu w realizacji założonych celów i osiągnięciu sukcesu. Naszą najlepszą rekomendacją są zadowoleni klienci. Z nami możecie poczuć się bezpiecznie i inwestować bez ryzyka.

KONCEPCJA ZARZĄDZANIA

WSPÓLNOTY MIESZKANIOWE

W ramach współpracy zapewniamy 24 godzinną dostępność administratorów i zarządców (w ciągu dnia w godzinach urzędowania; całą dobę w sytuacjach awaryjnych) jak również całodobowy internetowy dostęp do kartotek księgowych, dokumentów wspólnoty mieszkaniowej oraz możliwość oddania głosu pod uchwałami online. Na naszej stronie internetowej, do dyspozycji mieszkańców znajdują się gotowe druki, dzięki którym mieszkańcy mogą w prosty i szybki sposób poinformować nas o usterkach, zmianach danych kontaktowych, itp. Dane te zbieramy również podczas zebrań, obchodów czy zbierania głosów pod uchwałami w trybie obiegowym lub na zebraniu. Poza kontaktem telefonicznym i mailowym z administratorem/zarządcą, w razie potrzeby, ustalane są dyżury/obchody na nieruchomości, podczas których mieszkańcy mogą osobiście omówić poszczególne sprawy. Wszelkie pisma, zaświadczenia itp. wrzucane są przez Administratora do skrzynki lub dostarczane bezpośrednio do lokalu również poza godzinami dyżurów na indywidualne zamówienie właściciela. Sprawy bieżące zgłaszane przez właścicieli, których z różnych względów nie da się rozwiązać od ręki, dopisywane są na bieżąco do raportów tworzonych z udziałem Zarządu. Aby być blisko mieszkańców proponujemy założenie grupy mailingowej, forum lub strony internetowej wspólnoty dzięki którym możemy się na bieżąco komunikować z mieszkańcami. Każdy z właścicieli może też sprawdzić stan swoich rozliczeń logując się przez Internet do e-kartoteki. Jesteśmy inicjatorem spotkań mieszkańców w garażu w przypadku gdy wymagają omówienia kluczowe sprawy dla wspólnoty, jak również organizujemy spotkania nieformalne integrujące mieszkańców (np. wspólne ubieranie choinki czy dzień dziecka).

 WSPÓŁPRACA Z ZARZĄDEM WSPÓLNOTY

Sprawna komunikacja z Zarządem jest naszym zdaniem kluczem do dobrej współpracy, dlatego też sugerujemy Zarządom cykliczne (np. raz w miesiącu) spotkania robocze na których omawiane są poszczególne sprawy dotyczące wspólnoty. Aby żadna z nich nie została pominięta, tworzone są specjalne raporty na których zapisywane są sprawy realizowane w danym miesiącu a ich aktualizacja odbywa się na bieżąco. W przypadku spraw nagłych, które wymagają pilnego omówienia, spotkania takie mogą odbyć się w dowolnym miejscu, każdego dnia o każdej porze. Jesteśmy w tym względzie do stałej dyspozycji Zarządu. Decyzja co do wyboru usługodawcy, czy dokonania płatności zawsze pozostaje po stronie Zarządu. Naszym zadaniem jest dostarczyć niezbędnych danych do podjęcia najlepszej decyzji przez Zarząd. Administracja zbiera oferty, przygotowuje zestawienia, umowy i przedstawia do akceptacji Zarządu. Niezależnie od spotkań roboczych, w naszej firmie odbywają się wewnętrzne spotkania koordynacyjne aby omówić status poszczególnych spraw w toku. Każde możliwe odstępstwa od założonego harmonogramu działań, są uzgadniane z Zarządem. Aby jak najmniej angażować Członków Zarządu, Administrator może też reprezentować Zarząd podpisując pisma, składając oświadczenia w ramach udzielonego nam pełnomocnictwa. Księgowość po wprowadzeniu przelewów do banku informuje Członków Zarządu o konieczności ich autoryzacji (mailowo, telefonicznie), załączając przy tym skany faktur.

SPRAWY TECHNICZNE

Konserwacja techniczna nieruchomości jest jedną z najważniejszych czynności niezbędnych do utrzymania nieruchomości w stanie pełnej sprawności. Staramy się tak dobierać skład obsługi konserwacyjnej, aby zachować jak najwyższy standard i profesjonalizm kadry technicznej przy jak najniższych kosztach. Dlatego też rekomendujemy Zarządowi tylko firmy, które są przez nas sprawdzone i mają najatrakcyjniejszą ofertę cenową. Umowy z usługodawcami konstruujemy tak, aby zapewnić jak najkrótszy czas reakcji do podjęcia działań w przypadku awarii. W celu sprawowania pełnej kontroli nad usługami świadczonymi przez firmę, każde zgłoszenie awarii powinno odbywać się w następującej kolejności:

„zgłaszający → administrator/zarządca → świadczący usługę”

W przypadku usterek, których z różnych względów nie można usunąć „od ręki” wywieszane są informacje mówiące o awarii i orientacyjnym czasie jej usunięcie. W ramach naszej współpracy z firmami zewnętrznymi świadczącymi usługi techniczne, precyzyjnie ustalamy zakres obowiązków, napraw i kosztów z tym związanych, zabezpieczając dzięki temu wspólnotę przed nieracjonalnym wydawaniem pieniędzy. Ponadto ustalamy maksymalny czas od zgłoszenia do podjęcia czynności naprawczych, co zabezpieczy wspólnotę przed ewentualnymi następstwami awarii spowodowanymi długim oczekiwaniem na naprawę. Proponujemy Zarządom udzielenie nam pełnomocnictwa do wydatkowania minimalnych kwot w przypadkach nagłych awarii (np. na zakup niezbędnych materiałów), aby jak najbardziej skrócić czas potrzebny na naprawę w przypadku gdy nie ma kontaktu z Członkami Zarządu.

NADZÓR NAD USŁUGODAWCAMI

Zanim dany usługodawca zostanie wybrany (dotyczy to umów stałych jak i jednorazowych zleceń), przeprowadzamy konkurs ofert w którym to pozyskujemy minimum 3 oferty od sprawdzonych, konkurencyjnych firm. Uprzednio spotykamy się z oferentami na nieruchomości i szczegółowo omawiamy zakres prac jakie są do wykonania. Dbamy aby oferty były porównywalne weryfikując proponowane zakresy i technologie prac. Tworzymy tabelę porównawczą wraz z rekomendacją (patrz załącznik) tak aby Członkowie Zarządu w łatwy sposób mogli je porównać i wybrać tę najkorzystniejszą. Na życzenie Zarządu organizujemy spotkania z poszczególnymi oferentami. Nasza firma korzysta z doświadczeń architektów, inspektorów nadzoru i kierowników budów aby przy definiowaniu usterek i planów remontowo-inwestycyjnych zostały one jak najtrafniej określone. Posiłkujemy się także protokołami z okresowych przeglądów, których cykliczne wykonywanie obligowane jest prawnie (m.in. ogólnobudowlany, wentylacyjny, gazowy, p.poż.). Dlatego też kładziemy nacisk aby przeglądy te były jak najdokładniejsze co niewątpliwie ułatwia określanie planów remontowych. Bieżąca kontrola podwykonawców dokonywana jest na podstawie regularnych obchodów nieruchomości, podczas których spisywane są uwagi do poszczególnych podwykonawców. Następnie są one im przekazywane wraz z terminem ich usunięcia (patrz załącznik). Uwagi zgłaszane nam przez mieszkańców są na bieżąco przekazywane do odpowiednich służb.

SPRAWY KSIĘGOWE I ZARZĄDZANIE PŁYNNOŚCIĄ FINANSOWĄ

Nasza firma w ramach podpisanej umowy o zarządzanie nieruchomością prowadzi w programie SŁONIE firmy Mieszczanin ewidencję księgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Uważamy, że prowadzenie ewidencji księgowej powinno być czytelne dla wszystkich właścicieli, dlatego nasz plan kont, plan gospodarczy i sprawozdanie finansowe są ze sobą spójne i jak najbardziej czytelne dla każdego właściciela. Zarządzanie kosztami i płynnością finansową wspólnoty należy do jednych z najważniejszych obowiązków zarządcy i zarządu wspólnoty, w tym kluczową sprawą jest systematyczna kontrola kosztów utrzymania nieruchomości, która w dalszej perspektywie powinna prowadzić do optymalizacji kosztów. Nasza firma, nie jest zwolennikiem „rewolucji” kosztowych polegających na maksymalnym ich obniżaniu kosztem jakości obsługi, lecz współpracy z odpowiedzialnymi i rzetelnymi partnerami. Staramy się racjonalnie gospodarować kosztami oraz rozsądnie planować i wybierać wszelkiego rodzaju usługi dla nieruchomości. Tworząc plany gospodarcze stosujemy zasadę transparentności, uwzględniając wnioski i potrzeby mieszkańców. Dzięki szczegółowemu rozbiciu kosztów jesteśmy w stanie na bieżąco kontrolować wydatki w poszczególnych grupach, skupiając się przy tym na pozycjach generujących największe koszty. Wszystkie pozycje kosztowe są szczegółowo analizowane pod kątem ewentualnej redukcji kosztów nie tylko podczas wyboru usługodawcy ale w każdym kolejnym okresie rozliczeniowym. Działanie takie w połączeniu z przeglądami i obchodami, pozwalają nam w długim okresie czasu na redukcję kosztów nieruchomości przy zachowaniu najwyższej jakości świadczonych usług. Bieżąca analiza kosztów względem planowanych wydatków pozwala na precyzyjne zarządzanie płynnością finansową. Ważną kwestią jest również windykacja należności którą przeprowadzamy co miesiąc. Nasze działania nie ograniczają się jedynie do wysyłania wezwań do zapłaty ale staramy się skontaktować z dłużnikiem telefonicznie, uzgadniać harmonogram spłat zanim podejmiemy bardziej radykalne kroki ze złożeniem wniosku do sądu włącznie.

Zapraszamy do współpracy,
Zespół Emco